Mit Weitsicht klug handeln

Ulrike hat sich vor wenigen Monate mit einem Personalberatungsservice selbständig gemacht. Engagiert und motiviert betreut sie ihre ersten Kunden. Nach und nach macht sie Werbung für ihr kleines Unternehmen und nach und nach kommen weitere Kunden. Die Entwicklung ist positiv. Genau hier hat Ulrike ein Problem, sie hat viel zu wenig Zeit für ihre Vorhaben.

Trotz der Freude über den guten Anlauf ihres Geschäfts muss sie sich anders organisieren und ihre Zeit besser einteilen. Aber wie? Mehr Kunden bedeuten mehr Termine und mehr Arbeit. Dabei möchte sie immer sofort die Anliegen der Kunden erledigen. Sie weiß nicht, wie sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und eventuell auch Aufgaben delegieren kann. Dazu fehlt ihr der Überblick. Ihre Kenntnisse in der Bewältigung der Anforderungen sollten der Kundenentwicklung Schritt halten, sogar einen Schritt voraus gehen.

Neues Wissen aneignen und umsetzen

In dieser Phase befasst sie sich intensiv mit Zeitmanagement und Zeitgestaltung und informiert sich grundlegend. Mit dem neu erworbenen Wissen beobachtet sie sich erst einmal genau über eine Woche und führt über ihre Tätigkeiten Buch, zunächst ohne Änderung im Tagesablauf. Nun stellt sie schwarz auf weiß fest, zu welchen Wochentagen und Tageszeiten in der Regel die meisten Kunden anrufen. Bei der Bearbeitung der einzelnen Kundenanliegen lässt sie sich immer wieder unterbrechen. Auch über ihre Ablage hat sie sich zu wenig Gedanken gemacht und verbringt viel Zeit mit suchen.

Hinzu kommt noch etwas. Ulrike und ihr Mann pflegen einen intensiven Freundeskreis und unternehmen mit diesem in der Freizeit viel. Leider musste Ulrike in den letzten Wochen gemeinsame Ausflüge und Treffen immer wieder absagen, weil sie noch arbeiten musste. Ihr Büro soll perfekt sein, die Kunden allzeit zufrieden und schnell bedient werden. Das erfordert viel Arbeitseinsatz.

Die Standards überprüfen

Auch privat macht sie mit ihrem Partner eine Bestandsaufnahme. Sie einigen sich darauf, für private Vorhaben Zeiten zu reservieren, die sie mit ihren Freunden verbringen wollen. Zudem haben die beiden überlegt, was weiter alles gemacht werden muss. Dies reicht von den alltäglichen Aufgaben im Haushalt wie das Aufräumen bis zum Einkaufen und anderen Erledigungen. Sie haben einen Standard für diese Aufgaben festgelegt und einander zugeordnet. Eine Reinigungskraft wird sie nun unterstützen. Den Samstag haben sie reserviert, um gemeinsam die Arbeit zu Hause und Einkäufe zu erledigen. Der Sonntag ist frei, entweder nur für die beiden oder für Unternehmungen mit Freunden.

Diese klare Struktur des Alltags hilft Ulrike sehr, besser klarzukommen: "Es tut einfach gut zu wissen, dass jede Aufgabe ihre Zeit hat. Zeitplanung habe ich dabei nicht als enges Korsett, sondern als Erleichterung erfahren." Das gilt sowohl für den privaten Bereich als auch für den beruflichen. Dadurch, dass sie jetzt in ihrem Büro viel strukturierter arbeitet, hat sie überraschend festgestellt: "Auf einmal geht alles schneller. Durch meine vorherige Planung dachte ich immer, das dauert durch die zusätzliche Planungszeit alles nun noch länger. Aber das Gegenteil ist der Fall." Sie hat sich angewöhnt, die nächsten Tage grob und den jeweils nächsten am Abend vorher sehr genau zu planen. Dadurch arbeitet ihr Unterbewusstsein schon kräftig an der Lösung der anstehenden Aufgaben mit. Ulrike stellt überrascht und erleichtert fest: "Am Abend vorher geplant, läuft der Tag viel besser als ohne Planung."

Prioritäten setzen

Selbst bestens angewandtes Zeitmanagement kann den Tag einfach nicht verlängern. Ulrike und ihr Partner mussten sich entscheiden, welche Schwerpunkte in ihrem Leben gesetzt werden sollen. Denn die Selbständigkeit erfordert gerade in den ersten Jahren der Geschäftsentwicklung einen deutlichen Arbeitseinsatz. "Ich habe mich aber klar für meine Arbeit entschieden. Ich sehe meine Freunde zwar jetzt deutlich seltener als früher. Aber sie wissen warum. Und seitdem ist unser Miteinander auch intensiver geworden", freut sich Ulrike.

Ihre Geschäftsentwicklung verläuft weiter positiv. Sie bewältigt ihre Aufgaben. Dadurch, dass sie sich intensiv mit den einzelnen Arbeitsschritten befasst hat, konnte sie neutrale Checklisten erstellen, die ihr den Ablauf vereinfachen und helfen, den Überblick zu behalten. Um konzentriert arbeiten zu können, hat sie feste Zeiten für den Kontakt mit Kunden eingerichtet. Sie kennt ihre Kern- und ihre Routineaufgaben, setzt inzwischen dir für sie richtigen Prioritäten und handelt klug und mit Weitsicht. Mit dieser Perspektive und inneren Sicherheit genießt sie nun ihre private und berufliche Zukunft.

Die Person Ulrike wurde frei erfunden. Aber wie ihr geht es vielen Menschen.